Die 10 Fragen, die Entscheider:innen wirklich haben

01

Brauchen wir erst eine KI-Strategie oder können wir einfach loslegen?

Beides – aber nicht nacheinander, sondern parallel. Chocoversum hat zeitgleich mit Basis-Schulungen für alle Mitarbeitenden begonnen und auf Leitungsebene strategische Ziele erarbeitet: Effizienzsteigerung, Aufwertung von Arbeitsplätzen, neue Geschäftsmodelle. Die Strategie ist dabei kein einmaliges Dokument, sondern wird laufend justiert.

Entscheidend ist, dass die strategischen Leitplanken stehen, bevor einzelne Projekte eskalieren. Ohne Zielklarheit verrennt man sich in Tool-Tests.

„Uns war wichtig, da alle mitzunehmen und da eine Strategie hinter zu haben. Es ging eben nicht darum: Hier sind eure ChatGPT-Zugänge und jetzt mach doch mal."

02

Muss das von der Geschäftsführung kommen?

Ja. Der Startpunkt bei Chocoversum war eine explizite Entscheidung der Geschäftsführung Ende 2024: Voller Fokus auf KI in 2025 – mit freigegebenen Kapazitäten und Budget. Ohne diese Rückendeckung fehlt die Legitimation, sich im Tagesgeschäft Zeit für Transformation zu nehmen.

Das bedeutet nicht, dass die GF alles steuert. Aber sie muss die Tür aufstoßen.

„Es braucht ein Zeitbudget und zwar ein dezidiertes und gegebenenfalls natürlich auch ein Budget."

03

Wer treibt das Thema intern – und wie findet man die richtige Person?

Chocoversum hat ein crossfunktionales KI-Kompetenzteam aufgebaut: vier Personen aus Kommunikation, Digitalisierung, Shop und Gästeservice – über Hierarchien hinweg. Das Auswahlkriterium war nicht technisches Vorwissen, sondern: Wer hat Lust, und wer kann Multiplikator:in in die Bereiche hinein sein?

Die KI-Verantwortung liegt nicht bei einer Einzelperson, sondern bei diesem Team. Es kümmert sich um Qualitätssicherung, strukturellen Aufbau und ist Ansprechpartner bei Hürden.

„Es war uns total wichtig zu schauen: Wer hat Bock auf das Thema und wer kann Multiplikator:in sein in die einzelnen Ressorts und Ebenen hinein?"

04

Wie viel Zeit muss ich meinen Leuten wirklich geben?

Mindestens zwei feste Stunden pro Woche – nicht als Empfehlung, sondern als geschützter Kalendereintrag. Bei Chocoversum gibt es diese zwei Stunden für jede:n Mitarbeitende:n, zusätzlich ein wöchentliches KI-Meeting mit allen 20 Leitungspersonen für Sparring, Austausch und gegenseitiges Lernen.

Ohne explizite Zeit wird KI immer dem Tagesgeschäft untergeordnet.

„Nebenbei geht es halt nicht, dafür ist das Thema zu komplex. Jemand, der dafür keine Kapazitäten explizit zur Verfügung gestellt bekommt, wird auf dieser Reise irgendwann scheitern."

05

Woher kommen die Use Cases – von oben oder von unten?

Von beiden Seiten. Jedes Ressort hat zunächst eigene Prozesse analysiert und beschrieben – die kennen ihre Abläufe und ihre größten Schmerzpunkte am besten. Das Kompetenzteam prüft dann parallel, welche Use Cases unternehmensübergreifend Hebel haben.

Der Schlüssel: Nicht das KI-Team diktiert, was ausprobiert wird. Die Ideen kommen aus den Teams. Das Kompetenzteam kuratiert und priorisiert.

„Das ist gar nicht sinnvoll, dass wir als Kompetenzteam kommen und sagen: Schaut euch doch mal das an. Wir versuchen das aus den Teams heraus zu etablieren."

06

Wo sollte man anfangen – und wo nicht?

Bei den Prozessen, die regelmäßig nerven und klar beschreibbar sind. Chocoversum hat bewusst mit internen Abläufen begonnen, nicht mit dem Kundenerlebnis. Beispiele: Meeting-Transkription, Wissensmanagement über Custom GPTs, strukturiertes Sparring für Entscheidungen im Marketing.

Die Versuchung, direkt mit großen Leuchtturmprojekten zu starten, ist groß – aber Projekte, die anderthalb Jahre bis zur Umsetzung brauchen, killen die Motivation.

„Wo sind die Low Hanging Fruits, wo kann man schnell Erfolge erzielen, die auch die Motivation hochhalten? Weil mit den Riesenprojekten und dann dauert das anderthalb Jahre – da war uns schnell klar, dass das nicht der Weg sein kann."

07

Ersetzt KI unsere Agenturen und Kreativen?

Nein. Chocoversum ist mit genau dieser These gestartet und musste sie korrigieren. KI unterstützt bei Ideenfindung, beim richtigen Fragen stellen und bei Entwürfen – aber die Ergebnisse landen regelmäßig bei 75–80 %, nicht bei Veröffentlichungsreife. Die externen Dienstleister:innen sind nach wie vor an Bord.

Das Problem ist nicht, dass die Tools es nicht können. Das Problem ist, dass Content-Erstellung auf Profi-Niveau bedeutet, den ganzen Tag nichts anderes zu tun – und das ist nicht die Rolle der meisten Mitarbeitenden.

„Wir sind mit der steilen These reingegangen: Eigentlich brauchen wir keine Grafiker:innen mehr, keine Agenturen mehr. Und das ist nicht so. Das war tatsächlich so ein kleiner Dämpfer."

08

Wie gehen wir mit Widerstand im Team um?

Chocoversum hat am Anfang eine Bestandsaufnahme gemacht: Wo steht jede einzelne Person? Die Bandbreite reichte von privater KI-Nutzung bis zu echten Berührungsängsten. Beides ist normal und beides braucht Raum.

Zwei Dinge haben den Unterschied gemacht: Erstens das gemeinsame wöchentliche Lernen, das unterschiedliche Lerntypen bedient. Zweitens die explizite Erlaubnis durch die Leitungsebene, Fehler machen zu dürfen.

„Einmal von der Leitungsebene zu hören: Wir haben hier eine Fehlerkultur und das gilt genauso für die KI-Nutzung. Probiert euch aus. Lernt daraus. Lasst uns teilhaben. Das macht was mit Mitarbeitenden, wenn man ihnen eine Kompetenz zuspricht."

09

Wann sind wir „fertig" mit der KI-Transformation?

Nie. Chocoversum ist nach über einem Jahr über die Experimentierphase hinaus, sieht ersten echten Impact – und steuert trotzdem permanent nach. Der aktuelle Fokus liegt auf „AI First": ein Mindset, bei dem Mitarbeitende vor jeder Aufgabe fragen, wie KI helfen kann, bevor sie auf den Kollegen warten.

Wer mit der Erwartung startet, irgendwann „angekommen" zu sein, plant mit einer Illusion. Realistischer: Ihr baut ein lernendes System auf, das bleibt.

„Ankommen ist eine Utopie, eine Illusion. Es ist einfach eine kontinuierliche Reise. Aber das ist auch toll, weil so gewährleistet ist, dass man sich ongoing damit beschäftigt und es ein natürlicher Arbeitsablauf wird."

10

Wenn wir morgen anfangen – was sind die drei wichtigsten Dinge?

Ulrikes drei Empfehlungen nach über einem Jahr KI-Transformation:

Kapazitäten schaffen. Ohne geschütztes Zeitbudget und finanzielles Budget wird KI immer dem Tagesgeschäft geopfert. Das ist keine Empfehlung, sondern Voraussetzung.

Gemeinsam lernen. Alle zusammenbringen – unterschiedliche Kenntnisstände, unterschiedliche Lerntypen. Der regelmäßige Austausch baut ein gemeinsames Verständnis auf, das kein Online-Kurs ersetzen kann.

Mutig sein. Mut zum Scheitern haben, weil nur so gelernt wird. Und die Rahmenbedingungen dafür schaffen – das ist Führungsaufgabe.

„Mutig sein und Mut zum Scheitern haben, weil nur so lernen wir. Und dafür Rahmenbedingungen schaffen – das ist Aufgabe der Unternehmensleitung."

Die 10 Fragen, die Entscheider:innen wirklich haben.